文档外发易二次泄密 ,无法删除?这些管控步伐可别错过

与外界进行信息交流已成为企业常态化的一种业务模式 ,这些交互的信息可能会涉及企业焦点信息(如:外发设计图纸给生产方、外发条约给客户等) ,然而这些信息一旦流出企业极易面临失控的危害 ,很可能经由客户或相助同伴造成信息泄露。

如何避免外发文档外发后二次泄密 ,是企业面临的一大挑战。

外发文档如何避免二次泄密?

一般情况下 ,文档通过移动设备、网络渠道直接外发给客户或则相助同伴 ,便会脱离企业的管控 ,无法;の牡的诘拿孛苄畔⒛静 ,好比 ,外发文档被无关人员检察 ,外发的文档被打印截屏泄密 ,项目到期后外发的文档无法实时销毁 ,很容易泛起二次泄密。

外发的文档仍然需要有连续的管控步伐 ,确保其在企业之外也同样可控宁静。在避免信息泄露方面 ,IP-guard就有凭据企业的文档对外交互需求定制完善的外发管控计划 ,企业可以通过加密;ね夥⑽牡怠⒔⑼晟仆夥⒐芸鼗 ,;ね夥⑽牡翟谕饽静。

1、对外发文档进行加密 ,避免外泄

通常我们会直接通过移动设备、网络渠道外发文档 ,若是明文发送 ,秘密文档泄密的危害极大 ,对外发文档进行加密 ,可以确C孛茉谕獠恳不竦帽;。IP-guard可以为企业提供严密的文档加密治理 ,企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密; ,然后再把加密后的文档发给对方。

接收方只有在装置了IP-guard客户端的终端才可以翻开相关加密文档 ,这样可以;っ孛茏柿显谕獠客煽啬静。IP-guard支持在文档中加入显式水印或隐式水印 ,水印将追随文档流转一直保存 ,有效震慑拍照截屏泄密。

同时IP-guard还支持对文档添加密级和标签 ,当含标签或密级的文档外传时 ,支持警告、报警和禁止文档外传 ,避免秘密外泄。

2、文档外发管控机制 ,到期自动删除

IP-guard可将文档制作成专门的外发文档 ,并对外发文档进行权限控制 ,通过审批控制、指定检察人、身份验证以及到期删除等步伐 ,多条理管控文档外发 ,让文档在外也获得;。

(1)外发需申请审批

当需要给客户或相助同伴外发文件时 ,首先需向上级领导提出外发申请 ,审批通事后方可将普通文档制作成受控的外发文件 ,外发给客户或相助同伴。

(2)限定检察人员

IP-guard提供专门的外发文档检察器 ,治理员可以对外发检察器进行授权 ,限定外部人员只能在特定机械上翻开检察外发文档 ,制止无关人员检察;支持使用指定的USBkey检察外发文档 ,不需要绑定盘算机。

(3)身份验证

接收方(客户或相助同伴)收到外发文件后 ,翻开时需要进行身份验证 ,验证通事后才华在授予的权限规模内正常使用。身份认证方法包括:口令认证、机械码认证、联网认证等。

(4)限定检察权限

企业可以凭据需要指定外发文档在外的会见权限 ,其中包括:阅读次数、阅读时间、复制剪贴、修改、截屏、打。ê槟獯蛴。┑。

(5)逾期自动删除

项目相助 ,相关资料无法实时销毁?IP-guard支持对外发文档逾期自动删除 ,避免秘密在相助结束后继续被使用。

无论以何种方法外发文档 ,都需要配置有效的管控步伐 ,避免外发文档在外泄密 ,IP-guard终端宁静治理系统可以资助规范治理终端的文档外传渠道 ,对需要外发的文档 ,企业也可以凭据需要安排加密或者把外发文档制成专门的外发文档 ,让外发文档在企业外也可以获得; ,确保信息交互是始终宁静可控。